Les métiers du secrétariat
Un métier recherché
Si on a pu penser que l’arrivée de l’informatique réduirait le nombre d’emplois de secrétaires et assistants, l’expérience et le temps prouvent l’inverse. En France, on en compte plus de 800 000, présents dans tous les secteurs.
Les départs à la retraite et l’arrivée en masse de nouveaux outils informatiques ont fait exploser les offres d’emploi dans le domaine du secrétariat. Plus de 20 000 embauches ont lieu dans le secteur chaque année. CDI, CDD, temps partiels, PME ou grand groupe, chaque profil peut trouver une structure qui répond à ses besoins. Les domaines qui offrent les débouchés les plus importants sont ceux du conseil, de l’assistance, de la santé et de l’action sociale, ainsi que du commerce de gros. Les secrétaires représentent le 10ème métier le plus recherché des entreprises, et si 98% sont des femmes, les hommes sont les bienvenus ! Une fonction dont on ne peut se passer, mais qui demande dynamisme, polyvalence et enthousiasme.
Des secteurs d’activité et des missions très variés
Public, privé, parapublic, secteur marchand ou médical, multinationales ou PME, parfois même à domicile, les secrétaires sont partout et en relation avec tous : clients, RH, cadres, salariés, clients.
Selon les structures dans lesquelles travaille le secrétaire (association, établissement scolaire, cabinet d’avocat etc.), les activités et les compétences requises sont très différentes. Nous allons donc tenter de dresser un panorama global des activités d’un secrétaire, qui n’est pas exhaustif mais revient sur les récurrences du métier. La plupart du temps, le secrétaire est la personne qui reçoit les clients, visiteurs, fournisseurs, et qui les oriente vers le bureau recherché. Le secrétaire est alors amené à évaluer la pertinence des visites et à juger si l’emploi du temps de l’interlocuteur demandé permet de recevoir cette personne. Le secrétaire prend souvent des messages, qu’il retransmet par la suite au destinataire et fixe les rendez-vous des personnes pour qui il travaille.
 | "La plupart du temps, le secrétaire est la personne qui reçoit les clients, visiteurs, fournisseurs, et qui les oriente vers le bureau recherché" |
Le secrétaire a aussi une fonction administrative. Il est en charge de la réception et de l’expédition de courriers, de la répartition de celui-ci au sein du groupe, de son enregistrement et de son classement. Le secrétaire gère aussi la réception et la réponse aux courriers électroniques, ou leur distribution à un destinataire ciblé. Enfin, toujours d’un point de vue administratif, le secrétaire est en charge de la saisie et de la mise en forme des différents documents qu’il reçoit de ses supérieurs, de leur juste répartition et de leur rangement.
Le secrétaire doit aussi gérer les commandes et les stocks, de manière à ce que les employés ne manquent jamais de matériel.
Selon le type d’organisation, le secrétaire peut être l’organisateur des déplacements, la personne chargée de réserver les moyens de transport, et d’hébergement lors de congrès par exemple. Il doit alors conjuguer exigences de l’entreprise et celles des salariés, et trouver des compromis pour satisfaire le maximum de personnes.
La formation
Ce métier est accessible avec un diplôme niveau Bac. Des formations spécifiques en secrétariat et bureautique permettent d’obtenir un Bac +2. Il est également possible de rejoindre le domaine du secrétariat en validant un BEP dans le secteur tertiaire, auquel doit impérativement s’ajouter une expérience professionnelle. Enfin, quelques bases en anglais, une maîtrise du pack office et des différents moyens de communication sont impératifs.
Compétences requises pour le métier de secrétaire
Une fois de plus, selon le milieu d’exercice, les compétences demandées à un secrétaire sont très différentes. Si dans un cabinet médical, il est en contact avec le patient et doit alors faire preuve de qualités relationnelles, dans d’autres lieux d’exercice, il n’est pas confronté aux mêmes exigences. Un secrétaire doit cependant, peu importe son lieu d’activité, maîtriser les outils de bureautique, les techniques de prise de notes ou d’écriture rapide, les normes rédactionnelles. Il est également apprécié que le secrétaire ait des connaissances de base en droit du travail, dans les logiciels de gestion et de comptabilité.
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