Assistant scolarité polyvalent F/H Chez Galileo

Présentation de l'entreprise

Notre mission : permettre à chacun, quel que soit son point de départ, d’exprimer son potentiel et de développer son employabilité.

Notre vision : faire bouger les lignes du monde de l’éducation par l’innovation et l’hybridation des disciplines, des pédagogies, des écoles et des géographies.

Galileo Global Education regroupe 61 écoles de référence sur 106 campus dans 18 pays du monde, unies autour d’un savoir-faire unique : savoir connecter les mondes de la création et du management pour favoriser l’innovation dans tous les domaines.

Premier groupe mondial d’enseignement supérieur indépendant, Galileo Global Education forme 210 000 étudiants par an, à qui il offre les chances de devenir des acteurs professionnels compétitifs sur le marché du travail. En France, les écoles proposent des formations en management, dans les métiers du digital, des arts et de la culture, dans l’ensemble des disciplines du design (mode, architecture d’intérieure, jeux vidéo, animation, graphisme, transport, produits et objets connectés) et dans le domaine de la santé.

Le développement d’offres online (enseignement à distance) et de services de digital learning dans nos écoles est aujourd’hui un axe de développement prioritaire.

Les écoles du groupe délivrent 54 titres certifiés et participent à 280 accords internationaux.

Son réseau comprend des piliers d’excellence et des écoles prestigieuses en éducation, tels que la Paris School of Business (PSB), le Cours Florent, Penninghen, Strate et l’Atelier de Sèvres en France, l’Instituto de Universitario au Mexique, l’Université Macromedia en Allemagne et l’Istituto Marangoni en Italie.

Description de l'offre

Galileo Global Education est le leader mondial de l'enseignement supérieur privé avec un réseau de 108 campus répartis sur 18 pays. Notre vision est de faire bouger les lignes du monde de l'éducation par l'innovation.

Nous formons 210 000 étudiants et apprenants, notamment dans les domaines des arts appliqués, du numérique, du management et de la santé.

Nous sommes heureux de contribuer à la réussite de nos apprenants pour qu'ils expriment leur potentiel et développent leur employabilité. Grâce à notre forte croissance, vous pourrez également exprimer votre ambition et déployer vos opportunités d'évolution.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs de transparence, exigence et bienveillance, alors rejoignez-nous !

Nous recherchons notre assistant scolarité F/H (CDD d'1 an) facilitateur de l'expérience de l'apprenant, interlocuteur de premier niveau des étudiants, enseignants et des parents, vous veillez au bon déroulement logistique des cursus ou formations dont vous avez la charge et communiquez largement auprès des parties prenantes sur les échéances ou les modalités à respecter tout au long de l'année scolaire pour garantir la satisfaction globale des étudiants.

Vos missions sont :

Gestion des prêts de PC

▪ Éditer les feuilles de prêts
▪ Le matin, prêter les PC en s'assurant du respect de la procédure
▪ Vérifier la bonne charge des PC
▪ Appliquer la procédure en cas

Gestion quotidienne de l'assiduité

▪ Imprimer et répartir les feuilles d'appel au quotidien
▪ Assurer la bonne saisie des appels dématérialisés et, si besoin, relancer les
intervenants
▪ Vérifier les signatures des feuilles d'appels et, si besoin,
▪ Suivre et communiquer l'assiduité des contrats professionnels
▪ Compléter les coupons retard et les saisir dans l'application appropriée
▪ Saisir les absences dans l'application appropriée
▪ Réceptionner les demandes anticipées ; les traiter ou les communiquer à un responsable en cas de
doute
▪ Suivre et faire suivre les demandes de présence en entreprises
▪ Vérifier, valider ou demander validation des justificatifs d'absence
▪ Éditer et transmettre une synthèse hebdomadaire des absences

Gestion de l'équipement des salles

▪ S'assurer de l'équipement des boites
▪ S'assurer du retour des boites et de leur contenu chaque soir
▪ Prévenir les ruptures de stocks en suivant et communiquant l'inventaire à MB
▪ Vérifier régulièrement le respect de la configuration des salles

Gestion des stocks petit matériel

▪ Tenir un registre de prêt
▪ Tenir les inventaires
▪ Communiquer les demandes de commandes en fonction des seuils définis
▪ Préparer les demandes de matériels des intervenants en appliquant et faisant appliquer les
procédures établies (prévenance, retrait, retour)

Sécurité & obligations réglementaires

▪ S'assurer de la sécurité des locaux en filtrant les accès
▪ Tenir un registre des visiteurs
▪ Gestion des clés
▪ S'assurer de la bonne visibilité des affichages obligatoires et les maintenir à jour

Accueil et information

▪ Tenir à jour et compléter la FAQ, en concertation avec les équipes
▪ Accueillir et guider les visiteurs
▪ Réceptionner, filtrer et transférer les appels téléphoniques
▪ Réceptionner et contrôler les commandes fournisseurs

En appui aux différents services / secrétariat

▪ Saisie de dossiers
▪ Mise en page de documents
▪ Mettre au propre les différents comptes-rendus de réunions et conseils
▪ S'assurer des envois postaux (convocations, factures, etc.)
▪ Classement et archivage des documents des différents service
▪ Edition de documents pour les étudiants, en s'assurant de la bonne application des procédures
(certificats de scolarité, etc.)
▪ En appui à la scolarité
▪ En appui à la pédagogiE